Datenschutz und Drittdienste
Diese Seite bündelt die Datenschutz-Themen, die sonst über viele Funktionen verstreut wären: welche Dienste außerhalb von 5sDesk Daten erhalten, wann das passiert, und was mit den Daten bei Löschung oder Zurücksetzen Ihrer Organisation geschieht. Sie richtet sich an Admins, die ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder eine Datenschutzerklärung pflegen.
Drittdienste im Überblick
Abschnitt betitelt „Drittdienste im Überblick“5sDesk selbst wird von der SWT Media & Software GmbH in Deutschland betrieben und bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Alle weiteren Dienste sind optional. Sie werden erst aktiv, wenn ein Admin oder ein Agent sie bewusst verbindet.
| Dienst | Wofür | Wer schaltet es ein | Welche Daten gehen hin |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC (USA) oder OpenAI (USA) | KI-Funktionen: Antwortentwürfe, Antwort prüfen, Zusammenfassungen, CRM-Vorbefüllung, Übersetzungen, Artikelentwürfe | Admin unter “KI-Funktionen”, erst nach der Einwilligungs-Checkbox | Der Inhalt des jeweiligen Vorgangs: Kunden-E-Mails, eigene Antworten, interne Notizen, Dateinamen von Anhängen, der getippte Entwurf. Nie der Inhalt von Anhängen |
| Microsoft (Microsoft 365, Microsoft Graph) | Postfächer mit “Login mit Microsoft”, Kalender für Teams-Termine | Admin beim Postfach, jeder Agent bei seinem Kalender | E-Mails des verbundenen Postfachs, Kalendereinträge und Frei/Gebucht-Zeiten, Termindaten |
| Microsoft Teams (Bot Framework) | Benachrichtigungen an Agenten in Teams | Jeder Agent in “Mein Profil” | Benachrichtigungstexte, zum Beispiel Betreff und Link eines Tickets |
| Google (Google Calendar) | Kalender für Google-Meet-Termine | Jeder Agent in “Mein Profil” | Kalendereinträge, Frei/Gebucht-Zeiten, Termindaten |
| Paddle | Abrechnung des 5sDesk-Abos | Inhaber unter “Abrechnung & Plan” | Nur Vertrags- und Zahlungsdaten Ihrer Organisation, keine Kundendaten aus Tickets |
Der Bot-Schutz für öffentliche Formulare und die Terminbuchung (ALTCHA) läuft innerhalb von 5sDesk. Dafür wird kein externer Dienst eingebunden.
KI: Was Sie vor der Freigabe klären
Abschnitt betitelt „KI: Was Sie vor der Freigabe klären“Die KI-Einstellungen zeigen vor der Freigabe den Hinweis, dass der gewählte Anbieter als Unterauftragsverarbeiter in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in Ihre Auftragsverarbeitungsverträge gehört. Ob der Anbieter Ihre Daten speichert (Zero-Data-Retention) und in welcher Region er sie verarbeitet, vereinbaren Sie direkt mit dem Anbieter. In 5sDesk lässt sich das nicht einstellen.
Die Freigabe wird mit Zeitpunkt und Name des freigebenden Admins gespeichert (“Freigegeben am …”). Ein Wechsel des Anbieters von Claude zu OpenAI oder zurück verlangt keine neue Freigabe. Prüfen Sie Ihre Verträge daher bei jedem Anbieterwechsel.
Was die KI nie tut, steht auf der Seite KI-Funktionen: kein automatischer Versand, keine automatische Marketing-Zustimmung, keine Links in KI-Texten.
Datenschutzerklärung und Impressum
Abschnitt betitelt „Datenschutzerklärung und Impressum“Unter “Rechtliches” erzeugt 5sDesk aus Ihren Firmendaten Entwürfe für Impressum und Datenschutzerklärung. Die Entwürfe enthalten Platzhalter für die aktivierten optionalen Dienste, zum Beispiel “[z. B. Anthropic]”. Ersetzen Sie diese Platzhalter, bevor Sie die Seiten veröffentlichen.
Jeder Entwurf beginnt mit dem fett gesetzten Hinweis, dass es sich um einen automatisch generierten Vorschlag und nicht um Rechtsrat handelt. Dieser Hinweis ist Teil des Textes. Er bleibt auf der öffentlichen Seite stehen, bis Sie ihn entfernen.
Für die KI-Funktionen gibt es unter “KI-Funktionen” zusätzlich den aufklappbaren “Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung”. Auch dieser Baustein ist ein Vorschlag. Prüfen Sie ihn vor der Übernahme.
Welche Nachweise 5sDesk speichert
Abschnitt betitelt „Welche Nachweise 5sDesk speichert“| Vorgang | Was gespeichert wird | Was nicht gespeichert wird |
|---|---|---|
| Marketing-Zustimmung | Ereignis (erteilt, widerrufen, Bestätigung ausstehend, Anfrage abgebrochen), Quelle, Zeitpunkt, Name des Agenten | IP-Adresse und Browser des Kunden |
| KI-Aufrufe | Vollständiger Verlauf jedes Aufrufs inklusive der übermittelten Inhalte und der Antwort, sichtbar im “KI-Protokoll” (nur Admins, letzte 200 Aufrufe) | |
| Agenten-Anmeldung | Zufälliges Sitzungs-Token je Login | IP-Adresse und Gerätekennung |
Mehr zur Marketing-Zustimmung steht auf der Seite CRM und Kundendaten.
Löschen und Zurücksetzen der Organisation
Abschnitt betitelt „Löschen und Zurücksetzen der Organisation“Beides finden Admins unter “Konto verwalten”. Beide Aktionen verlangen eine exakt eingetippte Bestätigung und zusätzlich einen Klick auf einen Link in einer Bestätigungsmail.
Organisation endgültig löschen
Abschnitt betitelt „Organisation endgültig löschen““Konto endgültig löschen” darf jeder Admin anfordern. Gelöscht werden alle Tickets, Nachrichten, Kunden, Firmen, Boards und Karten, Termine, Zeiterfassungen, Benutzer und hochgeladenen Dateien. Mit gelöscht werden auch das KI-Protokoll und der Verlauf der Marketing-Zustimmungen, weil beide an der Organisation hängen. Alle Benutzer verlieren sofort den Zugriff. Die Adresse Ihrer Organisation ist danach nicht mehr erreichbar.
Alle Daten zurücksetzen
Abschnitt betitelt „Alle Daten zurücksetzen““Alle Daten zurücksetzen” darf nur der Inhaber. Es löscht dieselben Inhalte und setzt alle Einstellungen auf den Zustand direkt nach der Anmeldung zurück. Alle Benutzer außer dem Inhaber werden entfernt, verbundene Postfächer und Kalender getrennt. Die Organisation und der Zugang des Inhabers bleiben bestehen.
Löschen einzelner Datensätze
Abschnitt betitelt „Löschen einzelner Datensätze“| Was Sie löschen | Was mitgelöscht wird | Was bleibt |
|---|---|---|
| Kunde | Weitere E-Mail-Adressen, Verlauf der Marketing-Zustimmung, offene Bestätigungslinks, Portal-Anmeldelinks | Tickets und Karten bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung |
| Firma | Nur möglich, wenn keine Kunden mehr verknüpft sind | |
| Ticket | Nachrichten, Anhänge, KI-Zusammenfassung und die zugehörigen Einträge im KI-Protokoll | |
| Benutzer | Benutzer werden nie gelöscht, nur gesperrt oder endgültig deaktiviert | Der Verlauf bleibt lesbar |
| Karte | Erst archivieren, dann “Endgültig löschen” |
Zusammengeführte Dubletten werden gelöscht. Ihr Verlauf der Marketing-Zustimmung bleibt erhalten: Er wird mit dem Verlauf des behaltenen Kunden zusammengelegt. Auch die E-Mail-Adressen der Dublette bleiben als weitere Adressen des behaltenen Kunden gespeichert. Details auf der Seite “Doppelte Kunden/Firmen”.
CSV-Import von Kunden und Firmen
Abschnitt betitelt „CSV-Import von Kunden und Firmen“Beim CSV-Import speichert 5sDesk die hochgeladene Datei vorübergehend:
- Ein Import, der nicht gestartet wird, bleibt als Entwurf samt Datei gespeichert. 5sDesk löscht ihn nach 24 Stunden beim nächsten Hochladen. Mit “Import verwerfen” löschen Sie ihn sofort.
- Nach dem Import wird der Inhalt der Datei gelöscht.
- Zeilen, die nicht importiert wurden, bleiben mit ihren Originalwerten am Import gespeichert, höchstens 5000 je Import. Daraus entsteht die “Fehlerliste (CSV)”. Diese Zeilen können Namen, E-Mail-Adressen und andere Kontaktdaten enthalten.
Hinweise
Abschnitt betitelt „Hinweise“Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“- KI-Funktionen: laienverständliche Beschreibung der Datenflüsse.
- “KI-Funktionen” (Einstellungen): Freigabe, Anbieter, Protokoll.
- “Rechtliches”: Impressum und Datenschutzerklärung erzeugen.
- “Konto verwalten”: Löschen und Zurücksetzen.
- Rollen und Rechte: wer diese Aktionen ausführen darf.