Rollen und Rechte
5sDesk steuert den Zugriff über zwei getrennte Fragen: Welche Daten sieht eine Person, und welche Module darf sie benutzen. Dazu kommen drei Kontotypen und die Abteilungsleitung. Diese Seite erklärt das Zusammenspiel und beantwortet die häufigste Frage im Support: “Warum sehe ich das nicht?”
Wo Sie die Rechte einstellen
Abschnitt betitelt „Wo Sie die Rechte einstellen“Alle Rechte vergeben Admins unter Verwaltung › Einstellungen › Team:
- “Benutzer”: Kontotyp (Admin, Inhaber), Abteilungszugehörigkeit und “Abteilungsleitung” je Abteilung.
- “Abteilungen”: die “Freigeschalteten Bereiche” je Abteilung.
Die drei Kontotypen
Abschnitt betitelt „Die drei Kontotypen“| Kontotyp | Wer das ist | Was zusätzlich erlaubt ist |
|---|---|---|
| “Benutzer” | Jeder normale Agent | Arbeiten in Inbox, Boards, CRM und den freigeschalteten Bereichen der eigenen Abteilungen |
| “Admin” | Verwaltet die Organisation | Alles unter Verwaltung › Einstellungen, Formulare, Content, Abrechnung & Plan, KI-Protokoll, Boards und Pipelines anlegen, Berichte über alle Abteilungen, Dashboard und Zeitbericht aller Personen |
| “Inhaber” | Vertragspartner der Organisation | Wie Admin, zusätzlich Plan und Sitze ändern, Abo kündigen, alle Daten zurücksetzen |
Der erste Agent einer Organisation ist automatisch Admin und Inhaber. Admin und Inhaber werden im Benutzerformular als Checkboxen gesetzt. Der Inhaber-Status muss übertragen werden, bevor ein Inhaber endgültig deaktiviert werden kann.
Abteilungen: Wer welche Daten sieht
Abschnitt betitelt „Abteilungen: Wer welche Daten sieht“Die Abteilungszugehörigkeit entscheidet, welche Daten eine Person sieht. Das gilt für:
- Tickets mit einer Abteilung (ein neues Ticket erbt die Abteilung seines Postfachs)
- Boards und Pipelines, die einer Abteilung zugeordnet sind
- Vorgefertigte Antworten mit Sichtbarkeit je Abteilung
- Interne Artikel der Wissensdatenbank mit Abteilung
Objekte ohne Abteilung sehen alle. Ein Agent kann in mehreren Abteilungen sein und sieht dann die Daten aller seiner Abteilungen.
Bereiche: Wer welche Module nutzt
Abschnitt betitelt „Bereiche: Wer welche Module nutzt“Jede Abteilung hat “Freigeschaltete Bereiche”. Ein Agent darf alle Bereiche nutzen, die in mindestens einer seiner Abteilungen freigeschaltet sind. Die Inbox ist immer freigeschaltet. Admins haben alle Bereiche.
| Bereich | Was ohne ihn fehlt |
|---|---|
| “Vertrieb” | Menü Vertrieb, Pipelines, Deal-Box und “Deal anlegen” am Ticket, Vertriebsbericht |
| “Boards” | Menü Boards, Aufgaben-Boards, Karten-Box und “Karte erstellen” am Ticket, Karten im Dashboard |
| “CRM (Kunden & Firmen)” | Menü Kunden, Kunden- und Firmenseiten, CRM-Box am Ticket, Massen-Mails |
| “Kalender” | Menü Kalender |
| “Termine” | Menü Termine, eigene Arbeitszeiten im Profil |
| “Zeitauswertung” | Der Zeitbericht. Zeit erfassen bleibt für alle möglich, solange die Zeiterfassung in den Generellen Einstellungen eingeschaltet ist |
| “Inhalte” | Verwaltung › Content, KI-Entwürfe für Artikel, “Inhaltsseite aus Ticket” |
Öffnet jemand eine Seite ohne den passenden Bereich, erscheint die Meldung “Dieser Bereich ist für deine Abteilung nicht freigeschaltet. Wende dich an einen Admin, wenn du ihn brauchst.”
Abteilungsleitung
Abschnitt betitelt „Abteilungsleitung“Die Abteilungsleitung ist kein eigener Kontotyp. Sie wird im Benutzerformular je Abteilung mit “Abteilungsleitung” gesetzt. Die Leitung gilt nur in den geleiteten Abteilungen. Bei Boards ohne Abteilung darf jede Leitung.
Eine Abteilungsleitung darf zusätzlich:
- Archivierte Karten endgültig löschen
- Board-Spalten und Pipeline-Stufen anlegen, umbenennen, sortieren, färben, löschen und leeren
- Kunden und Firmen löschen
- Die Berichte unter Berichte › “Tickets” und Berichte › “Vertrieb” sehen, beschränkt auf die geleiteten Abteilungen
- Im Dashboard, Kalender, in der Vertriebs-Agenda und im Zeitbericht die Daten der eigenen Teammitglieder anzeigen
- Die Ticket-Tags unter Verwaltung › Einstellungen › Team › “Tags” pflegen
- Die übrigen Tag-Listen pflegen, wenn die geleitete Abteilung selbst den passenden Bereich hat: “Kunden & Firmen” mit “CRM (Kunden & Firmen)”, “Content” mit “Inhalte”, “Karten” mit “Boards” und “Deals” mit “Vertrieb” (siehe Tags)
- Kunden und Firmen per CSV importieren und exportieren, wenn die geleitete Abteilung selbst den Bereich “CRM (Kunden & Firmen)” hat. Der Knopf “Import/Export” steht dann in den Listen unter Kunden › Kunden und Kunden › Firmen (siehe CRM-Import und -Export)
Dabei sieht die Leitung von einem Teammitglied nur das, was sie selbst sehen dürfte. Arbeitet das Teammitglied auch in einer anderen Abteilung, bleiben deren Tickets und Boards verborgen.
Bis auf die Tag-Listen hat die Leitung keinen Zugriff auf Einstellungen und kann keine Benutzer verwalten. Boards und Pipelines anlegen, bearbeiten, duplizieren, exportieren und löschen bleibt Admins vorbehalten. Ein Admin mit Leitungs-Schalter wird wie ein Admin behandelt.
Wer sieht was: Übersicht
Abschnitt betitelt „Wer sieht was: Übersicht“| Aktion | Benutzer | Abteilungsleitung | Admin | Inhaber |
|---|---|---|---|---|
| Einstellungen, Formulare, Content-Verwaltung | nein | nein (Ausnahme: “Tags”) | ja | ja |
| Abrechnung & Plan ansehen | nein | nein | ja | ja |
| Plan und Sitze ändern, Abo kündigen | nein | nein | nein | ja |
| Alle Daten der Organisation zurücksetzen | nein | nein | nein | ja |
| Organisation löschen beantragen | nein | nein | ja | ja |
| Boards und Pipelines anlegen oder löschen | nein | nein | ja | ja |
| Spalten und Stufen pflegen | nein | eigene Abteilungen | ja | ja |
| Karten archivieren und wiederherstellen | ja | ja | ja | ja |
| Archivierte Karten endgültig löschen | nein | eigene Abteilungen | ja | ja |
| Kunden und Firmen löschen | nein | ja | ja | ja |
| Kunden und Firmen per CSV importieren und exportieren | nein | mit Bereich “CRM (Kunden & Firmen)” | ja | ja |
| Ticket-Tags pflegen | nein | ja | ja | ja |
| Übrige Tag-Listen pflegen | nein | mit passendem Bereich | ja | ja |
| Tags an Tickets, Kunden, Inhalten, Karten und Deals setzen | ja | ja | ja | ja |
| Berichte | nein | eigene Abteilungen | alle | alle |
| Dashboard, Kalender, Zeitbericht anderer Personen | nur eigene | Teammitglieder | alle | alle |
| KI-Protokoll | nein | nein | ja | ja |
Typische Fragen
Abschnitt betitelt „Typische Fragen“Ein Agent sieht ein Board nicht. Prüfen Sie zuerst die Abteilung des Boards und die Abteilungen des Agenten. Danach prüfen Sie, ob der Bereich “Boards” (oder “Vertrieb” bei Pipelines) in einer seiner Abteilungen freigeschaltet ist.
Ein Admin sieht Tickets einer Abteilung nicht. Der Admin muss Mitglied der Abteilung sein. Der Kontotyp allein reicht nicht.
Eine Leitung kann keinen Benutzer anlegen. Das ist so gewollt. Benutzer verwalten nur Admins.
Ein Agent soll nur Zeiten erfassen, aber keinen Bericht sehen. Entfernen Sie den Bereich “Zeitauswertung” in seiner Abteilung. Die Zeiterfassung an Tickets und Karten bleibt verfügbar.
Hinweise
Abschnitt betitelt „Hinweise“Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“- “Benutzer”: Kontotyp, Abteilungen und Leitung setzen.
- “Abteilungen”: Bereiche freischalten.
- “Tags”: wer welche Tag-Liste pflegt.
- Vertrieb: wer Deals sieht.
- Boards und Zeiterfassung: Archiv, Löschen und Zeitbericht.