Metafelder

Mit Metafeldern erfassen Sie zusätzliche Angaben an Mail-Konversationen, Karten, Kunden und Firmen, zum Beispiel eine Kundennummer, einen Gerätetyp oder ein Vertragsende. Die Felder erscheinen in den jeweiligen Formularen der Agenten-Oberfläche, auf Wunsch auch im Kundenbereich. Die Seite sehen nur Admins.

Wo Sie die Seite finden

Verwaltung › Einstellungen › Metafelder › “Metafelder”. Die Seite öffnet mit dem Tab “Mail-Konversationen”.

Metafeld-Builder im Tab “Kunden” mit “Neues Metafeld”, aufgeklappter Feldzeile und Eigenschaften

Aufbau der Seite

Oben wechseln Sie zwischen den Tabs “Mail-Konversationen”, “Karten”, “Kunden” und “Firmen”. Jeder Tab hat seine eigene Feldliste und wird getrennt gespeichert.

“Neues Metafeld”: Klicken Sie auf einen Feldtyp. Das neue Feld wird unten an “Vorhandene Metafelder” angehängt, aufgeklappt und kann direkt ausgefüllt werden.
“Vorhandene Metafelder”: Tabelle mit Beschriftung, Feld-Schlüssel, Typ und Eigenschaften. Mit “Feld bearbeiten” klappen Sie eine Zeile auf, “Alle aufklappen” und “Alle zuklappen” wirken auf die ganze Liste. “Nach oben” und “Nach unten” ändern die Reihenfolge, “Entfernen” archiviert ein Feld.
“Speichern” schreibt die komplette Liste des Tabs. Unvollständige Felder werden mit “Ein Feld ist noch nicht vollständig – die betroffene Zeile ist aufgeklappt.” gemeldet.

Feldtypen

Typ	Bedeutung
“Text”	Einzeilige Eingabe.
“Textarea”	Mehrzeilige Eingabe.
“Zahl”	Zahl, auch mit Nachkommastellen.
“Datum”	Datumsauswahl.
“Checkbox”	Ja/Nein-Häkchen.
“Auswahlliste”	Vordefinierte Optionen, einfach oder mehrfach wählbar.
“Referenz”	Verweis auf einen Kunden oder eine Firma, mit Suchfeld.

Einstellungen im Überblick

Für alle Feldtypen

Feld	Bedeutung	Standard
“Beschriftung”	Name des Felds, wie ihn Agenten und Kunden sehen. Pflicht.	leer
“Feld-Schlüssel”	Interner Name, wird beim ersten Speichern automatisch aus der Beschriftung erzeugt (zum Beispiel `kundennummer_a7f3`). Danach weder Schlüssel noch Feldtyp änderbar. Bis zum Speichern steht dort “Wird beim Speichern automatisch vergeben.”	automatisch
“Hilfetext”	Kurzer Hinweis unter dem Feld, für Agenten und Kunden.	leer
“Pflichtfeld”	Ohne Wert lässt sich das Formular nicht speichern. Gilt überall, wo das Feld erscheint.	aus
“Übersetzungen”	Beschriftung, Hilfetext, Info-Text und Options-Beschriftungen in der jeweils anderen Oberflächensprache (Deutsch oder Englisch). Die Originaltexte gelten für die Standardsprache des Kundenbereichs. Leer bedeutet: wie im Original.	leer

Je nach Feldtyp

Feld	Für	Bedeutung
“Optionen”	Auswahlliste	Je Option “Schlüssel” und “Beschriftung”, “Option hinzufügen” für weitere. Mindestens eine Option, Schlüssel eindeutig.
“Mehrfachauswahl erlauben”	Auswahlliste	Mehrere Optionen gleichzeitig wählbar. Standard: aus.
“Verweist auf”	Referenz	“Kunde” oder “Firma”. Standard: Kunde.

Je nach Bereich

Feld	Bereiche	Bedeutung
“Gilt für”	Karten	“Boards und Pipelines” (Standard), “Nur Boards” oder “Nur Pipelines”. Felder für Pipelines erscheinen auch in der Deal-Liste und deren Filter. Bereits erfasste Werte bleiben erhalten, auch wenn ein Feld später nicht mehr überall gilt.
“Im Kundenbereich sichtbar/bearbeitbar”	Mail-Konversationen, Kunden, Firmen	Kunden sehen und füllen das Feld im Kundenbereich: bei Konversationen im Formular für neue Anfragen, bei Kunden im eigenen Profil, bei Firmen im geteilten Firmenbereich. Referenzfelder werden im Kundenbereich nie angezeigt. Standard: aus.
“Info-Text (nur Kundenbereich)”	Mail-Konversationen, Kunden, Firmen	Formatierter Text, der nur im Kundenbereich unter dem Feld erscheint. Agenten sehen ihn nicht. Das Eingabefeld erscheint erst, wenn “Im Kundenbereich sichtbar/bearbeitbar” angehakt ist.
“In CRM-Card (Inbox) anzeigen”	Kunden, Firmen	Zeigt das Feld in der CRM-Seitenleiste eines Tickets, sobald ein Wert erfasst ist. Leere Felder bleiben ausgeblendet. Standard: aus.
“Für KI gesperrt”	Kunden, Firmen (nicht bei Referenz)	Die KI-Vorbefüllung schlägt für dieses Feld nie einen Wert vor und lässt es unverändert. Standard: aus.
“In der Ticketliste anzeigen”	Mail-Konversationen	Zeigt den Wert als Chip unter dem Ticket in der Inbox-Liste, sobald ein Wert erfasst ist. Höchstens 4 Felder gleichzeitig, sonst “Höchstens 4 Felder dürfen in der Ticketliste angezeigt werden.” Standard: aus.

Archivieren und Wiederherstellen

“Entfernen” löscht ein Feld nicht, sondern archiviert es nach der Rückfrage “Dieses Feld entfernen? Bereits erfasste Werte bleiben erhalten, das Feld kann aus der Liste "Archivierte Felder" wiederhergestellt werden.” Das Archivieren wird erst mit “Speichern” wirksam.

Archivierte Felder stehen unten unter “Archivierte Felder” mit Beschriftung und Typ. “Wiederherstellen” holt das Feld samt aller gespeicherten Werte zurück in die aktive Liste. Der Feld-Schlüssel bleibt reserviert, auch solange das Feld archiviert ist.

Auswirkungen

Agenten sehen die Felder in den Formularen von Ticket, Karte, Kunde und Firma, in der Reihenfolge der Liste. Pflichtfelder sind mit * markiert.
In den Filtern von CRM, Boards-Listenansicht und Deal-Liste lassen sich Metafelder als Kriterium nutzen.
Metafelder für Kunden stehen in Formularen für die Feldzuordnung bereit. Firmen-Metafelder lassen sich dort nicht zuordnen.
Felder mit “Im Kundenbereich sichtbar/bearbeitbar” erscheinen im Kundenportal, einschließlich bereits erfasster Werte.
Werte in Metafeldern werden beim Zusammenführen von Dubletten nicht übertragen.

Hinweise

Siehe auch

Formulare: Feldzuordnung aus Formularen in Kunden-Metafelder.
Kundenportal: Wo sichtbare Felder für Kunden erscheinen.
CRM: Kunden- und Firmenakten mit Metafeldern und Filtern.
KI-Funktionen: Vorbefüllung, die “Für KI gesperrt” respektiert.
Doppelte Kunden/Firmen: Zusammenführen ohne Übertragung der Metafeldwerte.