Terminbuchung: Einstellungen
Diese Einstellungen gelten für alle Terminarten der Organisation: in welcher Zeitzone Ihre Arbeitszeiten ausgelegt werden, wann Kunden und Agenten erinnert werden und bis wann Kunden einen Termin selbst absagen oder umbuchen dürfen. Die Seite sehen nur Admins.
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Abschnitt betitelt „Wo Sie die Seite finden“Verwaltung › Einstellungen › Termine › “Terminbuchung: Einstellungen”.
Einstellungen im Überblick
Abschnitt betitelt „Einstellungen im Überblick“Alle Stundenwerte sind ganze Zahlen ab 0. Ein ungültiger Wert wird mit “Ungültiger Stundenwert - bitte eine ganze Zahl ab 0 angeben.” abgelehnt.
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| “Zeitzone der Verfügbarkeit” | Die Zeitzone, in der die Arbeitszeiten aller Agenten ausgelegt werden. “9:00 bis 17:00” bedeutet 9 bis 17 Uhr in dieser Zone. Die Auswahl listet alle bekannten Zeitzonen mit aktuellem Offset. | Europe/Berlin |
| “Erste Kundenerinnerung (Std. vorher)” | Mail “Erinnerung: … am …” an den Kunden, so viele Stunden vor dem Termin. 0 schaltet sie ab. | 24 |
| “Zweite Kundenerinnerung (Std. vorher)” | Mail “Ihr Termin beginnt in Kürze: …” an den Kunden. 0 schaltet sie ab. Wenn beide Erinnerungen aktiv sind, muss dieser Wert kleiner sein als der der ersten Erinnerung. | 1 |
| “Agentenerinnerung (Std. vorher)” | Erinnerung an den zuständigen Agenten, so viele Stunden vor dem Termin. 0 schaltet sie ab. | 1 |
| “Storno-Frist (Std. vorher)” | Bis so viele Stunden vor Terminbeginn kann der Kunde über seinen Verwaltungslink absagen. | 4 |
| “Umbuchungs-Frist (Std. vorher)” | Bis so viele Stunden vor Terminbeginn kann der Kunde über seinen Verwaltungslink umbuchen. | 4 |
Speichern Sie mit “Speichern”. Die Bestätigung lautet “Einstellungen gespeichert.”
Auswirkungen
Abschnitt betitelt „Auswirkungen“Für Besucher der Buchungsseite
Abschnitt betitelt „Für Besucher der Buchungsseite“- Die Zeitzone betrifft nur, wie Ihre Organisation ihre Verfügbarkeit definiert. Besucher sehen freie Zeiten automatisch in ihrer eigenen Zeitzone (“Erkannte Zeitzone:” mit Auswahl) und können sie umstellen.
- Bestätigungs- und Erinnerungsmails nennen beide Zeiten: “bestätigt für … (Ortszeit …)”.
Für Erinnerungen
Abschnitt betitelt „Für Erinnerungen“- Erinnerungen gehen nur für bestätigte Termine raus, jede genau einmal.
- Wird ein Termin erst innerhalb des Erinnerungsfensters gebucht oder dorthin umgebucht, entfällt die betreffende Kundenerinnerung. Der Kunde hat dann gerade erst die Bestätigung erhalten.
- Ist die zweite Kundenerinnerung schon verschickt, wird die erste nicht mehr nachgeholt.
- Ob ein Agent seine Erinnerung per Mail bekommt, steuert er selbst unter Mein Profil › Benachrichtigungen.
Für Absagen und Umbuchungen
Abschnitt betitelt „Für Absagen und Umbuchungen“- Auf der Seite “Termin verwalten” (Link aus der Bestätigungsmail) sieht der Kunde “Termin umbuchen” und “Termin absagen”, solange die jeweilige Frist noch nicht erreicht ist.
- Nach Ablauf verschwinden die Buttons. Stattdessen steht dort “Für diesen Termin ist die Frist zum Absagen/Umbuchen bereits abgelaufen - bitte kontaktieren Sie uns direkt.”
- Der Wert 0 bedeutet: Absagen beziehungsweise Umbuchen ist bis zum Terminbeginn möglich.
Hinweise
Abschnitt betitelt „Hinweise“Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“- Terminarten: Dauer, Raster, Puffer, Vorlauf und Horizont je Terminart.
- Terminbuchung: Ablauf aus Kundensicht, Umbuchen und Absagen.
- Benutzer: Arbeitszeiten je Agent, die in der hier gewählten Zeitzone gelten.
- Mein Profil: Kalenderverbindung und Benachrichtigungen des Agenten.