Doppelte Kunden/Firmen

Diese Seite schlägt Kunden und Firmen im CRM vor, die mehrfach angelegt sein könnten, und führt je zwei Datensätze auf Ihre Anweisung zusammen. 5sDesk führt nie automatisch zusammen. Die Seite sehen nur Admins.

Wo Sie die Seite finden

Verwaltung › Einstellungen › CRM › “Doppelte Kunden/Firmen”.

Wie Kandidaten gefunden werden

Die Seite zeigt zwei Listen: “Mögliche doppelte Kunden” und “Mögliche doppelte Firmen”. Gibt es nichts zu zeigen, steht dort “Keine Kandidaten gefunden.”

Bereich	Kriterium
Kunden	Gleicher Name, verglichen ohne Groß- und Kleinschreibung und ohne Leerzeichen am Rand. Verglichen wird “Vorname Nachname”, bei Kunden ohne diese Angaben der Anzeigename. Die Firma spielt beim Vergleich keine Rolle.
Firmen	Gleicher Name (gleiche Normalisierung) oder eine gemeinsame Domain. Dabei zählen die Hauptdomain und alle Domain-Aliase. Freemail-Domains wie gmail.com oder web.de werden ignoriert.

Bei Firmen zeigt jede Gruppe, warum sie vorgeschlagen wird: “Übereinstimmung: Name”, “Übereinstimmung: Domain” oder beides. Firmen ohne Domain tragen den Vermerk “Keine Domain hinterlegt”.

Hinweis

Zwei Kunden mit derselben E-Mail-Adresse kann es nicht geben. Das gilt für Hauptadressen und weitere E-Mail-Adressen gleichermaßen. Dubletten entstehen, wenn dieselbe Person unter zwei Adressen angelegt wurde, zum Beispiel einmal vollständig gepflegt und einmal schnell aus einem Ticket heraus. Deshalb vergleicht die Seite Kunden nur über den Namen. Zwei verschiedene Personen mit gleichem Namen landen ebenfalls in einer Gruppe. Prüfen Sie E-Mail und Firma, bevor Sie zusammenführen. Schreibt jemand von einer zweiten Adresse, hinterlegen Sie diese am besten gleich als weitere Adresse, dann entsteht keine Dublette.

So gehen Sie vor

1. Wählen Sie in einer Gruppe bei dem Datensatz, der erhalten bleiben soll, “Behalten”.
2. Wählen Sie bei dem Datensatz, der verschwinden soll, “Löschen & zusammenführen”.
3. Klicken Sie auf “Zusammenführen” und bestätigen Sie die Rückfrage “Diesen Kunden wirklich zusammenführen? Das kann nicht rückgängig gemacht werden.” beziehungsweise “Diese Firma wirklich zusammenführen? …”.
4. Die Seite meldet das Ergebnis, zum Beispiel “Kunden zusammengeführt: 3 Ticket(s) und 1 Notiz(en) übernommen. anke@example.com bleibt/bleiben als weitere Adresse(n) erhalten.” oder “Firmen zusammengeführt: 4 Kunde(n) und 2 Notiz(en) übernommen.”

Je Durchgang wird genau ein Paar verarbeitet. Enthält eine Gruppe drei oder mehr Datensätze, wiederholen Sie den Vorgang. Beide Auswahlen müssen auf unterschiedliche Datensätze zeigen, sonst erscheint “Bitte zwei unterschiedliche Kunden auswählen.” beziehungsweise “Bitte zwei unterschiedliche Firmen auswählen.”

Was beim Zusammenführen passiert

Kunden

Wandert zum behaltenen Kunden	Geht verloren
Tickets (Konversationen)	Alle Stammdaten der Dublette: Telefon, Position, Metafelder, VIP-Kennzeichen, Firmenzuordnung. Die Stammdaten des behaltenen Kunden werden nicht verändert.
Kundennotizen	Offene Login-Links der Dublette für den Kundenbereich.
Karten und Deals, Termine und Aktivitäten	Verweise in Referenz-Metafeldern anderer Datensätze, die auf die Dublette zeigen. Sie zeigen danach ins Leere.
Formular-Einsendungen, die die Dublette angelegt haben
Empfänger-Einträge in Massen-Mails. Stand die Person in derselben Massen-Mail unter beiden Datensätzen, bleibt der Eintrag des behaltenen Kunden.
Tags. Der behaltene Kunde trägt danach die Tags beider Datensätze.
Der Verlauf der Marketing-Zustimmung. Beide Verläufe werden zusammengelegt. Es gilt die jüngste bestätigte Entscheidung aus beiden Datensätzen. Ein offener Bestätigungslink der Dublette wandert nur mit, wenn beim behaltenen Kunden keiner offen ist.
Alle E-Mail-Adressen der Dublette. Sie werden weitere E-Mail-Adressen des behaltenen Kunden.

Firmen

Wandert zur behaltenen Firma	Geht verloren
Kunden der Dublette	Verknüpfung von Karten und Deals mit der Dublette.
Firmennotizen	Stammdaten der Dublette: Adresse, Metafelder, Firmennotiz-Text im Profil. Die behaltene Firma wird nicht verändert.
Tags. Die behaltene Firma trägt danach die Tags beider Datensätze.
Hauptdomain und Domain-Aliase der Dublette werden Aliase der behaltenen Firma.	Domains, die bereits einer dritten Firma gehören, werden übersprungen. Die Meldung nennt sie: “Diese Domain(s) gehörten bereits einer anderen Firma und wurden ignoriert: …”

Auswirkungen

• Tickets und Notizen erscheinen danach in der Akte des behaltenen Datensatzes. Die CRM-Seitenleiste in der Inbox zeigt den behaltenen Kunden.
• Neue Mails, Anmeldungen im Kundenportal und Formular-Einsendungen von der Adresse der Dublette landen beim behaltenen Kunden, statt die Dublette neu anzulegen.
• Die Marketing-Zustimmung des behaltenen Kunden kann sich ändern: Es gilt die jüngste bestätigte Entscheidung aus beiden Datensätzen.
• Neue Kunden mit einer E-Mail-Adresse der übernommenen Domain (aus Terminbuchungen, Formularen oder “Zu CRM hinzufügen” am Ticket) werden künftig der behaltenen Firma zugeordnet, weil die Domain als Alias übernommen wurde.
• Hatte die Dublette Werte in Metafeldern, die dem behaltenen Datensatz fehlen, müssen Sie diese vorher von Hand übertragen.

Hinweise

Achtung

Das Zusammenführen kann nicht rückgängig gemacht werden. Der als “Löschen & zusammenführen” markierte Datensatz wird endgültig gelöscht, inklusive seiner Stammdaten. Prüfen Sie vorher beide Akten und sichern Sie bei Bedarf einen Export unter Import/Export.

Tipp

Wählen Sie als “Behalten” den vollständiger gepflegten Datensatz, meist den mit Firma, Telefon und Metafeldern. Nur seine Stammdaten überleben. Die E-Mail-Adresse der Dublette geht dabei nicht verloren, sie bleibt als weitere Adresse erhalten.

Siehe auch

• CRM: Kunden- und Firmenakten, weitere E-Mail-Adressen, Tags, Domains und Aliase.
• Metafelder: eigene Felder, deren Werte beim Zusammenführen nicht übertragen werden.
• Import/Export: Sicherung der Stammdaten vor einer Zusammenführung.
• Datenschutz und Drittdienste: Umgang mit dem Zustimmungsverlauf.