Blocklist und vertrauenswürdige Absender
Zwei Listen steuern, welche eingehenden Mails im Spamverdacht landen: die “Blocklist” sperrt unerwünschte Absender, die “Vertrauenswürdige Absender” holen automatisch erzeugte Mails bekannter Systeme in die Inbox. Beide Seiten sehen nur Admins.
Wo Sie die Seiten finden
Abschnitt betitelt „Wo Sie die Seiten finden“- Verwaltung › Einstellungen › E-Mail › “Blocklist”
- Verwaltung › Einstellungen › E-Mail › “Vertrauenswürdige Absender”
Beide Seiten sind gleich aufgebaut: oben ein Formular “Hinzufügen”, darunter die Liste mit Typ, Pattern, Grund und einem Papierkorb (“Eintrag wirklich entfernen?”).
Blocklist
Abschnitt betitelt „Blocklist“| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| “Typ” | “Domain” oder “E-Mail-Adresse” | “Domain” |
| “Pattern” | Die Domain oder Adresse, z. B. spam-domain.com oder *.spam-domain.com |
leer |
| “Grund (optional)” | Interne Notiz | leer |
Eine Domain ohne Präfix blockt nur genau diese Domain. Mit *.-Präfix (*.spam-domain.com) sind auch alle Subdomains geblockt. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein doppelter Eintrag wird nicht angelegt.
Was mit Mails geblockter Absender passiert
Abschnitt betitelt „Was mit Mails geblockter Absender passiert“Mails geblockter Absender kommen weiter an und werden zu Tickets, aber mit dem Status “Spamverdacht”. Dadurch
- erscheinen sie nicht in der Standard-Inbox,
- lösen keine automatische Eingangsbestätigung aus,
- lösen keine automatische Zuweisung aus,
- fließen nicht in SLA-Warnungen und Auswertungen ein.
Antwortet ein geblockter Absender in ein bestehendes Ticket, wechselt dieses Ticket in den “Spamverdacht”. Geprüft wird neben der Absenderadresse auch die Antwortadresse (Reply-To).
Button im Ticket
Abschnitt betitelt „Button im Ticket“Im Ticket unter “Weitere Aktionen” steht “Absender blockieren & als Spam markieren” (in der Ticketliste kurz “Spam + Blocken”). Nach der Rückfrage “Absender … blockieren und Ticket als Spam markieren?” trägt 5sDesk die exakte E-Mail-Adresse in die Blocklist ein und setzt das Ticket auf “Spamverdacht”. Diesen Button haben alle Agenten; eine ganze Domain sperrt nur ein Admin über diese Seite.
Vertrauenswürdige Absender
Abschnitt betitelt „Vertrauenswürdige Absender“Automatisch erzeugte Mails (Ticketsysteme, Benachrichtigungen, Newsletter) ohne zugehöriges Ticket landen im Spamverdacht. Mails der hier eingetragenen Absender kommen stattdessen normal in die Inbox.
| Feld | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| “Typ” | “E-Mail-Adresse” oder “Domain” | “E-Mail-Adresse” |
| “Pattern” | z. B. support@dienstleister.de oder dienstleister.de, mit *.-Präfix auch Subdomains |
leer |
| “Grund (optional)” | Interne Notiz | leer |
Die Liste wirkt nur auf Mails, die 5sDesk als automatisch erzeugt erkennt. Eine normale Kundenmail braucht keinen Eintrag.
Button im Ticket
Abschnitt betitelt „Button im Ticket“Im Ticket mit Status “Spamverdacht” steht “Kein Spam”: “Holt das Ticket in die Inbox und merkt sich den Absender: seine nächsten Mails landen nicht mehr im Spamverdacht.” Danach meldet 5sDesk “Kein Spam: … ist jetzt ein vertrauenswürdiger Absender.” Die Adresse steht anschließend in dieser Liste.
Zusammenspiel
Abschnitt betitelt „Zusammenspiel“- Die Blocklist hat Vorrang. Steht ein Absender in beiden Listen, bleibt die Mail im Spamverdacht.
- “Kein Spam” trägt in die Allowlist ein und hebt zusätzlich eine Adress-Sperre auf, die über “Absender blockieren & als Spam markieren” entstanden ist.
- Domain-Sperren bleiben. Greift für die Adresse noch eine Domain-Sperre, meldet “Kein Spam”: “Ticket aus dem Spamverdacht geholt, aber die Domain-Sperre „…“ greift weiter”. Die nächste Mail landet dann wieder im Spamverdacht. Die Domain-Sperre entfernt ein Admin hier auf der Blocklist.
- Eingangsbestätigung: Automatisch erzeugte Mails bekommen nie eine Eingangsbestätigung, auch nicht von vertrauenswürdigen Absendern.
- Terminbuchung: Die Blocklist wirkt auch auf die öffentliche Terminbuchung. Ein geblockter Besucher sieht einen Schein-Erfolg, es wird kein Termin angelegt.
- Lead-Formulare: Die Blocklist wirkt nicht auf Formular-Einsendungen. Spamschutz für Formulare richten Sie je Formular ein (siehe Formulare).
Hinweise
Abschnitt betitelt „Hinweise“Siehe auch
Abschnitt betitelt „Siehe auch“- E-Mail und Inbox: Status “Spamverdacht” in der Inbox und Massenaktion “Als Spam markieren”.
- Zustellsperren: die Gegenrichtung, also Adressen, an die 5sDesk keine automatischen Mails mehr sendet.
- Terminbuchung: Spamschutz bei der öffentlichen Buchung.