Kunden und Firmen importieren und exportieren (CSV)

Mit dem CSV-Import übernehmen Sie Kontaktlisten aus Excel, Outlook, HubSpot oder einem anderen CRM nach 5sDesk. Mit dem CSV-Export laden Sie Ihren Kunden- oder Firmenbestand samt Metafeldern und Tags herunter. Beide Wege benutzen dieselben Spalten: Eine exportierte Datei lässt sich unverändert wieder einlesen.

Wo Sie die Funktion finden

Kunden: Hauptmenü › Kunden › Kunden, Button “Import/Export” oben rechts. Es öffnet sich die Seite “Kunden importieren & exportieren”.
Firmen: Hauptmenü › Kunden › Firmen, Button “Import/Export”. Es öffnet sich die Seite “Firmen importieren & exportieren”.

Den Button sehen nur:

Admins,
die Leitung einer Abteilung, die selbst den Bereich “CRM (Kunden & Firmen)” hat.

Wer eine Abteilung ohne CRM leitet und im CRM nur Mitglied ist, darf weder importieren noch exportieren. Ein direkter Aufruf zeigt dann “Import und Export stehen Admins und der Leitung einer Abteilung mit CRM-Zugriff zur Verfügung.” Mehr zu Leitung und Bereichen unter Rollen und Rechte.

Die Seite im Überblick

Bereich	Inhalt
“Importieren”	Beispiel-Datei herunterladen, CSV-Datei hochladen
“Exportieren”	Umfang, Spalten und Format wählen, Datei herunterladen
“Letzte Importe”	Die letzten 20 gestarteten Importe mit “Datei”, “Status”, “Ergebnis”, “Von” und “Datum”. Ein Klick auf den Dateinamen öffnet den Import.
“Feldübersicht”	Aufklappbar. Jede Spalte mit “Format / erlaubte Werte” und “Gruppe”, Pflichtspalten mit “Pflicht”.

Beispiel-Datei

Die Beispiel-Datei enthält alle Spalten, die der Import versteht, inklusive Ihrer aktiven Metafelder, dazu zwei Beispielzeilen. Unter den Buttons steht, wie viele Metafelder enthalten sind: “Die Vorlage enthält … Metafelder Ihres Systems.”

Button	Datei
“Beispiel-Datei (Excel)”	Trennzeichen Semikolon. Öffnet sich in deutschem Excel per Doppelklick spaltenrichtig.
“als Komma-CSV”	Trennzeichen Komma. Für Google Sheets, Numbers und die meisten anderen Programme.

Füllen Sie die Datei in Excel oder einem anderen Programm aus. Eigene Listen mit anderen Spaltennamen gehen auch: Die Spalten ordnen Sie nach dem Hochladen zu.

Export

Feld	Bedeutung
“Umfang”	“Alle Kunden (…)” beziehungsweise “Alle Firmen (…)”. Kommen Sie mit aktiver Suche oder aktivem Filter über den Button “Import/Export” der Liste, gibt es zusätzlich “Gefilterte Liste (…)”, und diese Option ist vorgewählt. Dazu je gespeicherter Filtervorlage “Gespeicherte Ansicht „…“”.
“Spalten”	Spaltengruppen: “Stammdaten”, “Kontaktfelder”, “Firma” (nur Kunden), “Metafelder” (nur wenn vorhanden) und “Systemfelder (ID, Zeitstempel)”. Alle Gruppen außer den Systemfeldern sind vorausgewählt.
“Trennzeichen”	“Semikolon (;) – Excel” (Standard), “Komma (,)”, “Tabulator” oder “Senkrechter Strich (\|)”. Zahlen bekommen bei Semikolon ein Dezimalkomma, sonst einen Dezimalpunkt.
“Textqualifizierer”	“Anführungszeichen (")” (Standard) oder “Apostroph (’)”.
“Vor Formeln schützen”	Standardmäßig an. Setzt ein Apostroph (’) vor Werte, die mit =, +, - oder @ beginnen, damit Excel und Google Sheets sie nicht als Formel ausführen. Wählen Sie die Option ab, wenn die Datei in ein anderes System geht. Dort würde das Zeichen Teil des Werts, etwa bei +49-Telefonnummern.

“CSV exportieren” lädt die Datei herunter. Ohne gewählte Spaltengruppe erscheint “Bitte mindestens eine Spaltengruppe auswählen.” Die Datei ist in UTF-8 kodiert und heißt zum Beispiel kunden-<organisation>-<datum>.csv beziehungsweise firmen-<organisation>-<datum>.csv.

Spalten

Gruppe	Kunden	Firmen
“Stammdaten”	“E-Mail”, “Anrede”, “Vorname”, “Nachname”, “Position”, “Sprache”, “VIP”, “Tags”, “Marketing-Einwilligung”, “Notiz”	“Name”, “Domain”, “Weitere Domains”, “Kundennummer”, “VIP”, “Tags”, “Notiz”
“Kontaktfelder”	“Titel”, “Ansprache”, “Abteilung”, “Telefon”, “Mobil”, “LinkedIn”, “XING”
“Firma”	“Firma”, “Firmen-Domain”, “Kundennummer”
“Metafelder”	Alle aktiven Metafelder für Kunden	Alle aktiven Metafelder für Firmen
“Systemfelder (ID, Zeitstempel)”	“ID”, “Angelegt am”, “Letzter Kontakt”	“ID”, “Anzahl Kunden”, “Angelegt am”, “Letzter Kontakt”

Die Werte stehen so in der Datei, wie der Import sie wieder liest: “Ja” oder “Nein”, Beschriftungen der Auswahloptionen, mehrere Werte in einer Zelle getrennt mit senkrechtem Strich (|), Referenz-Metafelder als E-Mail-Adresse des Kunden beziehungsweise Name der Firma, Notizen als reiner Text.

Heißt ein Metafeld genauso wie eine feste Spalte oder ein anderes Metafeld, hängt 5sDesk den Feld-Schlüssel in eckigen Klammern an, zum Beispiel “Telefon [telefon_privat]”. So bleibt die Kopfzeile beim Wiedereinlesen eindeutig.

Import

Der Import führt in vier Schritten durch “Hochladen”, “Zuordnen”, “Vorschau” und “Import”. Bis zum Start schreibt er nichts.

Schritt 1: Hochladen

Wählen Sie unter “CSV-Datei auswählen” die Datei und klicken Sie “Hochladen & Spalten zuordnen”.

Erlaubt sind Dateien mit der Endung .csv, .txt oder .tsv.
Höchstens 20 MB, 50 000 Datensätze und 200 Spalten je Datei. Größere Listen teilen Sie in mehrere Dateien auf.
Trennzeichen und Kodierung erkennt 5sDesk selbst. Gelesen werden UTF-8 (mit und ohne BOM), UTF-16 mit BOM und die Excel-Kodierung windows-1252, in der deutsches Excel “CSV (Trennzeichen-getrennt)” speichert.

Meldung	Ursache
“Bitte eine CSV-Datei auswählen.”	Keine Datei gewählt.
“Excel-Dateien (.xlsx) lassen sich nicht direkt einlesen. Bitte in Excel „Speichern unter“ → „CSV UTF-8“ wählen und diese Datei hochladen.”	Eine .xlsx- oder .xls-Datei wurde gewählt.
“Das ist keine CSV-Datei. Bitte eine .csv-Datei hochladen.”	Andere Endung oder Binärdatei.
“Die Datei ist leer.”	Die Datei enthält nichts.
“Die Datei enthält nur eine Kopfzeile, aber keine Datensätze.”	Nur die Kopfzeile ist vorhanden.
“Die Datei ist größer als 20 MB. Bitte in mehrere Dateien aufteilen.”	Größengrenze überschritten.
“Die Datei hat mehr als 50000 Zeilen. Bitte in mehrere Dateien aufteilen.”	Zeilengrenze überschritten.
“Die Datei hat mehr als 200 Spalten. Ist das Trennzeichen richtig?”	Spaltengrenze überschritten, oft wegen eines falsch erkannten Trennzeichens.

Schritt 2: Spalten zuordnen

Die Seite “Spalten zuordnen” zeigt jede Spalte Ihrer Datei mit drei Beispielwerten und dem “Feld im CRM”. 5sDesk ordnet automatisch zu, und zwar über:

die Spaltennamen in Deutsch und Englisch,
übliche Spaltennamen anderer Programme wie Outlook oder HubSpot (zum Beispiel “Handy”, “Mobile Phone”, “Company Name” oder “Newsletter”),
die Zuordnung des letzten Imports mit genau derselben Kopfzeile. Eine fremde Liste ordnen Sie also nur einmal von Hand zu.

Hat die Datei das Format der Beispiel-Datei oder eines Exports, erscheint “Format erkannt – die Spalten entsprechen der Vorlage und sind automatisch zugeordnet. Sie können direkt zur Vorschau.” Sonst nennt die Seite, wie viele Spalten zugeordnet wurden. Spalten mit “– ignorieren –” werden nicht eingelesen.

Pflichtfelder sind mit * markiert:

Import	Pflichtspalte
Kunden	“E-Mail”
Firmen	“Name” oder “ID”

Jedes Feld darf nur einer Spalte zugeordnet sein, sonst erscheint “„…“ ist mehreren Spalten zugeordnet. Jedes Feld darf nur einmal vorkommen.”

Optionen

Option	Auswahl	Standard
“Was soll passieren?”	“Neue anlegen und vorhandene aktualisieren”, “Nur neue anlegen, vorhandene überspringen” oder “Nur vorhandene aktualisieren, keine neuen anlegen”	Neue anlegen und vorhandene aktualisieren
“Leere Zellen”	“ändern nichts – vorhandene Werte bleiben stehen” oder “löschen den vorhandenen Wert”	ändern nichts
“Fehlende Firmen anlegen” (nur Kunden)	Steht in der Datei eine Firma, die es noch nicht gibt, wird sie angelegt.	aus
“Firma über die E-Mail-Domain zuordnen” (nur Kunden)	Ordnet den Kunden der Firma mit der Domain seiner E-Mail-Adresse zu. Nur wenn keine Firmenspalte zugeordnet ist und der Kunde noch keine Firma hat. Freemail-Adressen zählen nicht.	an
“Marketing-Einwilligung” (nur Kunden)	Häkchen “Für alle Kontakte mit „Ja“ liegt eine nachweisbare Einwilligung vor”, siehe unten	aus
“Unbekannte Tags”	“Neu anlegen” oder “Ignorieren”, siehe unten	Neu anlegen
“Trennzeichen”	Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich	automatisch erkannt
“Textqualifizierer”	“Anführungszeichen (")”, “Apostroph (’)” oder “Keiner”	Anführungszeichen

Unter “Dateiformat” steht die erkannte Kodierung: “Trennzeichen automatisch erkannt, Kodierung: …”. Ändern Sie Trennzeichen oder Textqualifizierer, liest 5sDesk die Datei neu ein und ordnet die Spalten neu zu.

“Weiter zur Vorschau” prüft die Zuordnung. “Import verwerfen” löscht den Entwurf samt Datei. Einen Entwurf, den Sie nicht starten, löscht 5sDesk nach 24 Stunden beim nächsten Hochladen.

Marketing-Einwilligung

Ein “Ja” in der Spalte “Marketing-Einwilligung” wird nur übernommen, wenn Sie das Häkchen “Für alle Kontakte mit „Ja“ liegt eine nachweisbare Einwilligung vor” setzen. Ohne Häkchen zeigt die Vorschau “Marketing-Einwilligung: „Ja“ ignoriert, weil die Einwilligung nicht bestätigt wurde”.
Ein “Nein” (Abmeldung) wirkt immer.
Beides wird sofort wirksam, ohne Bestätigungsmail, auch wenn das Double-Opt-in eingeschaltet ist.
Jede Änderung steht im Verlauf der Marketing-Zustimmung mit der Quelle “CSV-Import” (siehe CRM).
Eine leere Zelle ändert die Einwilligung nie.

“Unbekannte Tags”	Wirkung
“Neu anlegen”	Tags, die es in der Liste noch nicht gibt, werden beim Import angelegt. Die Vorschau meldet “… Tags werden neu angelegt.” und markiert sie mit “neuer Tag: …”. Ein Rückgängig löscht sie nicht.
“Ignorieren”	Nur vorhandene Tags werden vergeben. Unbekannte erscheinen als Hinweis “Unbekannte Tags ignoriert: …” in Vorschau und Prüfbericht.

Schritt 3: Vorschau

Die Vorschau plant jede Zeile der Datei gegen Ihren aktuellen Bestand und schreibt dabei nichts.

Kachel	Bedeutung
“Neu”	Der Datensatz wird angelegt.
“Aktualisieren”	Ein vorhandener Datensatz ändert sich. Die Details zeigen jeden geänderten Wert als alt → neu.
“Unverändert”	Der Datensatz existiert, die Datei ändert nichts.
“Übersprungen”	Durch die Option unter “Was soll passieren?” ausgeschlossen: “Gibt es schon – übersprungen (nur neue anlegen)” oder “Gibt es noch nicht – übersprungen (nur vorhandene aktualisieren)”.
“Fehler”	Die Zeile wird nicht importiert.
“Mit Hinweisen”	Zeilen, bei denen einzelne Werte ignoriert werden.

Ein Klick auf eine Kachel oder einen Filter (“Alle”, “Neu”, “Aktualisieren”, “Unverändert”, “Übersprungen”, “Fehler”, “Hinweise”) zeigt die passenden Zeilen. Je Filter erscheinen höchstens 25 Zeilen. Alle Zeilen enthält der “Prüfbericht (CSV)”: Ihre Originalspalten, dazu “Import-Status” und “Import-Hinweise”, im Format der hochgeladenen Datei. Den Prüfbericht können Sie korrigieren und direkt wieder hochladen.

Neue Firmen sind mit “neue Firma” markiert, und über der Tabelle steht “… Firmen werden neu angelegt.”

Mit “Zuordnung ändern” kehren Sie zu Schritt 2 zurück. “Import starten (… Datensätze)” startet den Import für alle neuen und zu aktualisierenden Zeilen. Gibt es davon keine, ist der Button gesperrt: “Es gibt nichts zu importieren – alle Zeilen sind unverändert, übersprungen oder fehlerhaft.”

Schritt 4: Import im Hintergrund

Der Import läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie die Seite verlassen. Die Seite zeigt den Fortschritt als “… von … Zeilen verarbeitet” und den Status “Wartet” oder “Läuft”.

5sDesk plant beim Start alle Zeilen erneut gegen den dann aktuellen Bestand.
Jede Zeile wird für sich gespeichert. Schlägt eine Zeile fehl, sind die übrigen davon nicht betroffen.
Je Organisation läuft höchstens ein CSV-Import gleichzeitig, für Kunden und Firmen zusammen. Ein zweiter endet mit “Es läuft bereits ein anderer Import. Bitte warten, bis er fertig ist.”
Während des Imports lösen neue und geänderte Datensätze keine Webhooks aus.
“Abbrechen” stoppt den Import. Bereits verarbeitete Zeilen bleiben gespeichert, der Status lautet “Abgebrochen”.
Meldet ein Import 10 Minuten lang keinen Fortschritt, gilt er als “Fehlgeschlagen”: “Der Import hat zu lange nicht reagiert und wurde abgebrochen. Bereits verarbeitete Zeilen sind gespeichert.” Nach einem Neustart des Servers lautet die Meldung “Der Import wurde durch einen Neustart des Servers unterbrochen. Bereits verarbeitete Zeilen sind gespeichert.”

Am Ende zeigt die Seite das Ergebnis mit denselben Kacheln wie die Vorschau, bei Kunden zusätzlich “Dabei wurden … Firmen neu angelegt.” Zeilen, die nicht importiert wurden, stehen unter “… Zeilen nicht importiert” mit dem Grund. Die “Fehlerliste (CSV)” enthält die Originalzeilen samt Grund, höchstens 5000. Korrigieren und erneut hochladen genügt. “Neuer Import” führt zurück zum Hochladen.

Nach dem Import wird der Inhalt der Datei gelöscht. Nur die Fehlerzeilen bleiben für die Fehlerliste gespeichert.

Schritt 5: Rückgängig machen

Hat ein abgeschlossener Import Kunden oder Firmen neu angelegt, erscheint auf seiner Seite “Rückgängig machen”. Eine Frist gibt es nicht. Ältere Importe öffnen Sie über “Letzte Importe”.

Klicken Sie “Rückgängig machen”. Die Seite “Import rückgängig machen” zeigt, wie viele angelegte Kunden und Firmen gelöscht und wie viele behalten werden.
Klicken Sie “Endgültig löschen”. Das Löschen läuft im Hintergrund.
Der Import steht danach auf “Rückgängig gemacht” mit der Meldung “Rückgängig gemacht: … Kunden und … Firmen gelöscht.”

Was Rückgängig tut und was nicht:

Gelöscht wird	Bleibt erhalten
Kunden und Firmen, die dieser Import neu angelegt hat und die seitdem niemand angefasst hat	Kunden, die seit dem Import bearbeitet wurden, neuen Kundenkontakt hatten oder inzwischen Notizen, Karten, Deals oder Termine haben
Firmen, die dieser Import angelegt hat, wenn alle ihre Kunden ebenfalls gelöscht werden	Firmen, die seitdem bearbeitet wurden, Notizen oder Karten haben oder an denen Kunden hängen, die nicht aus diesem Import stammen
	Alle Änderungen an vorhandenen Datensätzen, auch Änderungen der Marketing-Einwilligung
	Tags, die der Import neu angelegt hat

Rückgängig gibt es nur für Importe mit dem Status “Abgeschlossen”. Ein abgebrochener oder fehlgeschlagener Import lässt sich nicht rückgängig machen.

Abgleich mit dem Bestand

Datensatz	Erkannt über	Hinweis
Kunde	E-Mail-Adresse, Haupt- oder weitere Adresse, ohne Groß- und Kleinschreibung	Der Import ändert die E-Mail-Adresse nie. Steht in der Datei eine weitere Adresse, wird der zugehörige Kunde aktualisiert und behält seine Hauptadresse.
Firma	“ID” aus einem früheren Export, dann “Kundennummer”, dann “Domain” oder “Weitere Domains”, dann eindeutiger “Name”	Eine unbekannte ID ergibt den Hinweis “keine Firma mit ID … – Abgleich über die übrigen Merkmale”. Tragen mehrere Firmen denselben Namen, ist die Zeile ein Fehler.
Firma eines Kunden	“Kundennummer”, dann “Firmen-Domain”, dann eindeutiger Firmenname	Mehrere Firmen mit diesem Namen: Hinweis “mehrere Firmen heißen „…“ – bitte Kundennummer oder Domain angeben”. Keine Firma gefunden: Sie wird mit “Fehlende Firmen anlegen” angelegt, sonst Hinweis “keine Firma „…“ gefunden – Firma bleibt unverändert”.
Referenz-Metafeld	ID, bei Kunden die E-Mail-Adresse, bei Firmen die Domain oder der eindeutige Name	Nicht gefunden: Hinweis “„…“ nicht gefunden – Wert ignoriert”.

Fehlende Spalten lassen vorhandene Werte unverändert.

Fehler und Hinweise

Ein Fehler verwirft die ganze Zeile. Ein Hinweis verwirft nur den einen Wert; der Rest der Zeile wird importiert.

Fehler (Zeile wird nicht importiert)	Hinweise (Wert wird ignoriert)
“E-Mail-Adresse fehlt”, “„…“ ist keine gültige E-Mail-Adresse”	Ungültige Telefonnummer, ungültiges Datum, ungültige Zahl, unbekannte Anrede, “bitte Ja oder Nein”
“Steht bereits in Zeile … der Datei”	“unbekannte Option – ignoriert” bei Auswahllisten
Pflicht-Metafeld leer bei einem neuen Datensatz (“Pflichtfeld ist leer”)	“länger als … Zeichen – Wert ignoriert”
“Name fehlt” (Firmen)	“Link muss auf … zeigen – Wert ignoriert” bei LinkedIn und XING
“Kundennummer „…“ gehört bereits zur Firma „…“”	“keine gültige Domain – ignoriert”, “Freemail-Domains werden nicht als Firmendomain gespeichert”
Mehrere Firmen mit demselben Namen (Firmen-Import)	“Pflichtfeld wird nicht geleert” bei vorhandenen Datensätzen

Erlaubte Werte

Feld	Erlaubt
Ja/Nein (“VIP”, “Marketing-Einwilligung”, Checkbox-Metafelder)	“Ja” oder “Nein”, außerdem zum Beispiel j/n, yes/no, true/false, 1/0 und x
“Anrede”	Herr, Frau, Divers oder Keine Angabe
“Ansprache”	Du oder Sie
“Sprache”	zum Beispiel Deutsch oder de
Datum	JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ
Zahl	mit Komma oder Punkt, zum Beispiel 1234,5 oder 1234.5
Auswahlliste	Beschriftung einer Option, bei Mehrfachauswahl mehrere getrennt mit senkrechtem Strich (\|)
“Weitere Domains”, “Tags”	mehrere Werte getrennt mit senkrechtem Strich (\|). Die Zelle ersetzt die vorhandenen Werte.
“Notiz”	Text, auch mehrzeilig. Ist der Text gleich, bleibt die Formatierung der vorhandenen Notiz erhalten.

Ein Apostroph vor =, +, - oder @ entfernt der Import immer, egal ob er vom Formelschutz des Exports oder aus Excel stammt.

Hinweise

Siehe auch

CRM und Kundendaten: Kunden, Firmen, weitere E-Mail-Adressen, Tags und Marketing-Zustimmung.
Import/Export: JSON-Sicherung der Stammdaten einer Organisation.
Tags: Tag-Liste “Kunden & Firmen” pflegen.
Metafelder: eigene Felder, die als Spalten im Import und Export erscheinen.
Rollen und Rechte: Abteilungsleitung und Bereiche.