Generelle Einstellungen

Auf dieser Seite legen Sie organisationsweite Grundeinstellungen fest: Nummernformate für Tickets und Karten, die globale E-Mail-Signatur, die Marketing-Zustimmung, das Datumsformat sowie mehrere Schalter für Antwortverhalten, Anmeldung und Zeiterfassung. Die Seite sehen nur Admins.

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Einstellungen im Überblick

Ticket-Nummerierung

Feld	Bedeutung	Standard
“Format:”	Muster für die Ticket-Nummer. Der Platzhalter $nummer wird durch die fortlaufende Nummer ersetzt und muss enthalten sein.	T-$nummer
“Start-Nummer:”	Nummer, mit der die Zählung beginnt. Muss eine positive Ganzzahl sein.	1

Die Nummer wird nicht gespeichert, sondern bei jeder Anzeige aus dem Zähler berechnet. Ändern Sie die Start-Nummer später, verschieben sich die angezeigten Nummern aller bestehenden Tickets.

Karten-Nummerierung

Feld	Bedeutung	Standard
“Format:”	Muster für die Karten-Nummer, ebenfalls mit Pflicht-Platzhalter $nummer.	K-$nummer
“Start-Nummer:”	Beginn der Zählung.	1

Es gibt einen gemeinsamen Zähler für alle Boards und Pipelines einer Organisation. Deals verwenden denselben Zähler mit einem eigenen Präfix (Standard D-$nummer), das Sie unter Vertrieb ändern. Eine Nummer kommt deshalb organisationsweit nur einmal vor, zum Beispiel K-17 und D-18.

Globale E-Mail-Signatur

Ein Editor für eine Signatur, die in zwei Fällen verwendet wird:

• In Ticket-Antworten und neuen Nachrichten, wenn der Agent keine eigene Signatur hat. Die persönliche Signatur eines Agenten pflegt ein Admin unter Benutzer.
• Automatisch an System-Mails an Kunden, die keine eigene Signatur im Text tragen, zum Beispiel Termin-Bestätigungen und Login-Links für den Kundenbereich.

Ist das Feld leer, füllt es der Express-Dialog “Firmendaten” beim Klick auf “Speichern & Texte generieren” mit Firmenname, Straße, PLZ und Ort, E-Mail-Adresse und Website. Eine bereits vorhandene Signatur wird dabei nie überschrieben. Details dazu unter Rechtliches.

Globale Info

Ein Editor für einen Text, der beim Vorbefüllen einer Ticket-Antwort oder einer neuen Nachricht immer unterhalb der verwendeten Signatur eingefügt wird, zum Beispiel ein Hinweis auf Betriebsferien. Der Agent sieht den Text im Editor und kann ihn anpassen oder entfernen.

Marketing-Zustimmung

Feld	Bedeutung	Standard
“Bestätigung per E-Mail erforderlich”	Mit diesem Haken wird eine Marketing-Zustimmung erst wirksam, nachdem der Kunde einen Bestätigungslink per E-Mail angeklickt hat (Double-Opt-in). Das gilt, wenn ein Agent den Haken im Kundendatensatz setzt und wenn ein Formular die Zustimmung liefert.	aus

Import und Schnittstelle gelten als vertrauenswürdige Quelle und setzen die Zustimmung sofort, ohne Bestätigungsmail. Beim CSV-Import aus der Kundenliste wird ein “Ja” allerdings nur übernommen, wenn Sie im Zuordnungsschritt bestätigen: “Für alle Kontakte mit „Ja“ liegt eine nachweisbare Einwilligung vor”. Ein Widerruf ist immer sofort wirksam. Admins können die Bestätigung im Einzelfall überspringen, wenn die Zustimmung nachweislich schon vorliegt. Mehr dazu unter CRM.

Datum & Uhrzeit

Feld	Bedeutung	Standard
“Datumsformat”	TT.MM.JJJJ, TT/MM/JJJJ, MM/TT/JJJJ oder JJJJ-MM-TT, jeweils mit Beispiel.	TT.MM.JJJJ
“Uhrzeit”	24 Stunden oder 12 Stunden (AM/PM).	24 Stunden

Das Format gilt für alle Agenten in der App und in Benachrichtigungen an Agenten. Jeder Agent kann unter Mein Profil davon abweichen. Kundenportal, Terminmails und Antworten an Kunden bleiben unberührt.

Verlauf in Antworten zitieren

Feld	Bedeutung	Standard
“Zitierte Historie an ausgehende Antworten anhängen”	Hängt beim Antworten die letzten Nachrichten des Verlaufs zitiert ans Ende der E-Mail an, so wie Mail-Programme es tun.	an
“Anzahl zitierter Nachrichten”	Wie viele Nachrichten zitiert werden (1 bis 10).	4

Jede zitierte Nachricht wird um ihre eigene zitierte Historie gekürzt, damit der Verlauf nicht mit jeder Runde wächst. Signaturen zitierter Nachrichten entfallen.

Identität übernehmen

Feld	Bedeutung	Standard
“Administratoren dürfen im Namen anderer Agenten senden”	Erlaubt Admins, Antworten und neue E-Mails im Namen eines anderen aktiven Agenten zu senden, etwa während dessen Urlaubs.	aus

Der Kunde sieht Signatur und Platzhalter des gewählten Agenten. Die Antwort zählt in Auswertungen für diesen Agenten. Wer tatsächlich gesendet hat, wird gespeichert und im Aktivitätsprotokoll des Tickets angezeigt. Im Editor erscheint dafür die Auswahl “Senden als”.

Anmeldung mit Bestätigungscode

Feld	Bedeutung	Standard
“Bestätigungscode per E-Mail bei jeder Anmeldung verlangen”	Nach dem Passwort muss jeder Agent einen 6-stelligen Code eingeben, der an seine E-Mail-Adresse geschickt wird.	aus

Was Sie dazu wissen sollten:

• Der Code ist 10 Minuten gültig. Nach 5 Fehlversuchen ist er gesperrt. Ein neuer Code kann frühestens nach 60 Sekunden angefordert werden.
• Wer bei der Anmeldung “Diesem Browser 30 Tage vertrauen” wählt, braucht in diesem Browser 30 Tage lang keinen Code. Das Vertrauen endet vorher bei Passwortänderung, Sperre und “Auf allen Geräten abmelden”.
• Beim Abschalten der Einstellung endet das Vertrauen für alle Browser der Organisation.
• Bereits angemeldete Agenten bleiben angemeldet. Die Einstellung gilt ab der nächsten Anmeldung.
• Die Codes kommen von der Absenderadresse der Plattform, nicht aus dem Postfach der Organisation. Ein Postfach ist dafür also nicht nötig.

Ist auf dem Server kein Plattform-Mailversand eingerichtet, zeigt die Seite den Hinweis “Auf diesem Server ist kein Plattform-Mailversand eingerichtet: Codes werden nur ins Server-Log geschrieben.”

Zeiterfassung

Feld	Bedeutung	Standard
“Zeiterfassung in Mails (Tickets) erlauben”	Arbeitszeit darf an Tickets erfasst werden.	an
“Zeiterfassung auf Karten erlauben”	Arbeitszeit darf an Karten erfasst werden.	an

Beide Haken werden zusammen gespeichert. Bereits erfasste Zeiten bleiben erhalten und weiterhin in Auswertung und CSV-Export sichtbar. Abgeschaltet wird nur das Erfassen, Bearbeiten und Löschen. Ein laufender Timer lässt sich weiterhin stoppen oder verwerfen. Ohne beide Haken verschwindet die Zeiterfassung aus Navigation und Dashboard.

Checkliste “Erste Schritte”

Feld	Bedeutung	Standard
“Checkliste auf dem Dashboard anzeigen”	Blendet die Checkliste mit den ersten Einrichtungsschritten auf dem Dashboard ein.	an

Über “Ich mache alleine weiter” auf dem Dashboard lässt sich die Checkliste ausblenden. Hier aktivieren Sie sie jederzeit wieder.

Auswirkungen

• Nummernformate wirken sofort auf alle angezeigten Ticket- und Kartennummern, auch rückwirkend.
• Globale Signatur und Globale Info erscheinen in neuen Antworten und Nachrichten sowie in System-Mails an Kunden.
• Die Marketing-Zustimmung mit Bestätigung ändert den Ablauf an Kundendatensatz und Formularen: Bis zur Bestätigung steht der Kunde auf “Bestätigung ausstehend”.
• Der Bestätigungscode greift beim nächsten Login jedes Agenten.

Hinweise

Hinweis

Ein Format ohne den Platzhalter $nummer wird mit der Meldung “Das Format muss den Platzhalter $nummer enthalten.” abgelehnt. Eine Start-Nummer unter 1 oder mit Nachkommastellen ebenfalls.

Tipp

Prüfen Sie nach dem Einschalten des Bestätigungscodes, dass alle Agenten unter ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse erreichbar sind. Ohne Zugriff auf das Postfach ist kein Login mehr möglich.

Siehe auch

• E-Mail: Antworten, Signaturen und zitierter Verlauf im Alltag.
• CRM: Ablauf der Marketing-Zustimmung mit und ohne Bestätigungsmail.
• Boards und Zeiterfassung: Was die Zeiterfassung an Tickets und Karten leistet.
• Benutzer: Persönliche E-Mail-Signatur je Agent.
• Vertrieb: Eigenes Präfix für Deal-Nummern.