Import/Export

Auf dieser Seite exportieren Sie Stammdaten Ihrer Organisation als JSON-Datei und spielen eine solche Datei wieder ein, zum Beispiel als Vorlage für eine zweite Organisation. Die Seite sehen nur Admins.

Hinweis

Kontaktlisten aus Excel, Outlook oder einem anderen CRM übernehmen Sie nicht hier, sondern mit dem CSV-Import über den Button “Import/Export” in der Kunden- oder Firmenliste. Dort gibt es Spaltenzuordnung, Vorschau und Rückgängig, und der Export enthält auch Metafelder und Tags. Details unter Kunden und Firmen importieren und exportieren.

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Verwaltung › Einstellungen › System & Branding › “Import/Export”.

Einstellungen im Überblick

Export und Import bieten dieselben Kategorien. Standardmäßig sind alle wählbaren Kategorien angehakt.

Kategorie	Inhalt
“Einstellungen (Trigger-Zeichen, Mailkonten inkl. Zugangsdaten)”	Das Trigger-Zeichen für vorgefertigte Antworten und alle Postfächer mit Zugangsdaten.
“Vorgefertigte Antworten (Textbausteine + Tags)”	Alle Textbausteine samt Tags.
“Abteilungen”	Alle Abteilungen.
“Boards und Pipelines als Vorlagen …”	Nur die Struktur der Boards und Pipelines (Spalten, Kartentypen, Abschlussgründe). Karten und Deals sind nicht enthalten.
“CRM (Firmen und Kunden)”	Firmen und Kunden mit Stammdaten und Marketing-Zustimmung.
“User (inkl. Rollen/Berechtigungen und Passwort-Hashes)”	Alle Benutzer mit Rollen, Rechten und Passwort-Hashes.
“Wissensdatenbank (aktuell nicht verfügbar, siehe Content-Baum-Umbau)”	Ausgegraut. Export und Import der Wissensdatenbank sind nach dem Umbau auf den Content-Baum vorübergehend nicht verfügbar.

Export

Wählen Sie mindestens eine Kategorie und klicken Sie “Exportieren”. Sie erhalten eine JSON-Datei mit dem Namen sasd-export-<subdomain>-<datum>.json.

Import

Feld	Bedeutung
Kategorie-Checkboxen	Nur angehakte Kategorien werden aus der Datei übernommen. Kategorien, die in der Datei fehlen, werden übersprungen.
“Export-Datei (.json)”	Die einzuspielende Datei. Nur JSON, höchstens 25 MB.

Nach dem Import zeigt die Seite “Import abgeschlossen” mit einer Zusammenfassung je Kategorie, zum Beispiel “Angelegt: 3, Aktualisiert: 12”.

So gehen Sie vor

1. Exportieren Sie in der Quell-Organisation die gewünschten Kategorien.
2. Bewahren Sie die Datei sicher auf. Sie enthält Passwort-Hashes und Mailkonto-Zugangsdaten im Klartext.
3. Öffnen Sie in der Ziel-Organisation “Import/Export”, haken Sie die Kategorien an, wählen Sie die Datei und klicken Sie “Importieren”.
4. Prüfen Sie die Zusammenfassung. Übersprungene Verweise werden gezählt, zum Beispiel “Firmen-Referenz übersprungen” oder “Abteilungs-Referenz übersprungen”.

Abgleichregeln beim Import

Der Import ersetzt vorhandene Datensätze mit gleichem Schlüssel. So findet er sie:

Datensatz	Abgleich über
Firma	Primärdomain, dann Domain-Aliase. Freemail-Domains sind hier erlaubt.
Kunde	E-Mail-Adresse, Haupt- oder weitere Adresse (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle).
Firma eines Kunden	Die Domain der Firma in der Datei. Gibt es keine passende Firma, bleibt die bisherige Zuordnung bestehen und die Zeile zählt als “Firmen-Referenz übersprungen”.
Benutzer	E-Mail-Adresse.
Abteilung, Board-Vorlage	Name.

Weitere Regeln:

• Felder, die in der Datei stehen, überschreiben den bestehenden Wert. Felder, die in der Datei fehlen (etwa aus einem älteren Export), bleiben unverändert.
• Metafelder, VIP-Kennzeichen, die Firmennotiz, Tags und weitere E-Mail-Adressen sind nicht Teil der Datei und bleiben beim Import erhalten. Eine Sicherung über diese Datei enthält sie also nicht.
• Die Marketing-Zustimmung aus der Datei wird sofort und ohne Bestätigungsmail gesetzt, auch wenn unter Generelle Einstellungen “Bestätigung per E-Mail erforderlich” aktiv ist. Im Verlauf steht als Quelle “CSV-Import”.
• Benutzer werden über die Sitzprüfung des Plans hinaus angelegt. Überzählige Benutzer werden deaktiviert und in der Zusammenfassung genannt.
• Würde nach dem Import kein aktiver Admin mehr existieren, bricht der gesamte Import ab: “Der Import würde dazu führen, dass kein Admin-Benutzer mehr existiert. Der gesamte Import wurde abgebrochen, es wurde nichts übernommen.”
• Board-Vorlagen legen nur neue Boards an. Fehlende Kartentypen und Abschlussgründe werden dabei erzeugt.

Auswirkungen

Der Import läuft als eine Transaktion: Entweder wird alles übernommen oder nichts. Webhooks werden während des Imports nicht ausgelöst. Tickets und Nachrichten sind nie Teil von Export oder Import.

Hinweise

Achtung

Ein Import ersetzt vorhandene Datensätze mit gleichem Schlüssel vollständig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Legen Sie vorher einen Export der Ziel-Organisation an.

Achtung

Die Export-Datei enthält alle gewählten Daten unverschlüsselt, einschließlich Passwort-Hashes und Mailkonto-Zugangsdaten. Übertragen Sie sie nur über einen vertrauenswürdigen Kanal.

Hinweis

Eine Export-Datei aus einer anderen Organisation lässt sich als Vorlage einlesen. Alle Verweise (Abteilungsnamen, Benutzer-E-Mails, Domains) werden dabei in der Ziel-Organisation neu aufgelöst.

Siehe auch

• CRM: Wie Kunden, Firmen und Marketing-Zustimmung zusammenhängen.
• Kunden und Firmen importieren und exportieren: CSV-Import und -Export aus der Kunden- und Firmenliste.
• Doppelte Kunden/Firmen: Dubletten nach einem Import zusammenführen.
• Vorgefertigte Antworten: Trigger-Zeichen und Textbausteine.
• Migration & Import: Tickets aus Postfächern oder Freshdesk übernehmen.